営業活動の中で、最も重要なのは商談の場でしょう。その際「プレゼン」を意識する方は少ないのではないでしょうか。今回は「プレゼン5分の構成術」の話。実は大掛かりなプレゼンの場より、たった「5分のプレゼン」の積み重ねが、あなたのプレゼン力・営業力を向上させます。
5分プレゼン＝商談と捉えましょう。今回は、できるビジネスパーソンになるための必見記事。5分プレゼンの重要性とプレゼン力の視点や鍛え方をお伝えします。ぜひ最後までお読みください。
なぜ5分プレゼンが重要なのか？
ビジネスシーンではクライアントとの取引・商談が必ずあります。新たな商品やサービスの提案する場合です。また社内でも報告・連絡・相談的な内容で、ちょっとしたプレゼンが必要なときもあります。その”ちょっとした”がなぜ重要なのか。理由は次のように挙げられます。
・提案＆報告内容を短時間で伝えられれば互いの時間が無駄にならない
・提案＆報告内容を共感的に理解してもらえる
・提案＆報告内容を共有できれば信頼関係の構築につながる
・5分プレゼンをマスターすれば長時間でも効果的なプレゼンができる
1時間と設定されれば1時間の商談。当たり前でしょうが、そこに落とし穴があります。つまり「時間」が先に設定されて「内容」があとからくっつくイメージです。「だらだらとあいさつから始まって、そうこうするうちに時間がなくなった」経験はありませんか。収穫なしの商談になりますね。
何のための商談か分からなくなれば「共感モード」は到底無理。相手との信頼関係もガタ落ちになるでしょう。「時間が無駄だった…」「5分で終わる内容だったのに…」と感じる終わり方は絶対に避けたいです。
ただ、5分のプレゼン力を身につければ、どんなに長くなっても聞き手の心を捉えるプレゼンができます。プレゼンの基礎力を5分で磨き切るというイメージでいきましょう。応用や長時間プレゼンもそこからスタート。「5分プレゼン」はある意味”公式”です。
5分で勝負できれば、時間やコストをかけず、営業数も増加に転じるでしょう。次の章から早速、5分プレゼンのコツをお伝えします。まずは、文章構成からです。
5分プレゼンのコツ【その1：文章構成はSDSで攻略】
5分という短い時間で要点を得たプレゼンをするにはコツがいります。その一つがSDS法。SDS法は「Summary（要点）」→「Details（詳細）」→「Summary（要点）」の3つの流れで成り立っています。
文章構成法の一つにPREP法があります。PREP法は「結論（Point）→理由（Reason）→具体例（Example）→結論（Point）」の順ですね。ただし、両者はまったく異なるフレームでもありません。
なぜなら、話の流れはおおよそ3つの柱で成り立っているからです。SDSのDetail（詳細）はPREP法のReason（理由）とExplanation（説明）をセットと考えればどうでしょう。「はじめーなかーおわり」という流れです。
※哲学者アリストテレスの「物語論」。それによれば「始まり（Beginning）ー中盤（Middle）ー結末（End）」の3幕で構成されているそうです。
つまり、提案型のプレゼンでしたら「導入ー提案ーまとめ」のような文章構成にするとよいでしょう。アリストテレスでいえば、そこにストーリー性を持たせるイメージです。
それでは例文を入れながら順に解説します。（例文は勤怠管理システムのサービス会社が中小企業に訪問して導入を進める設定です）
Summary（要点）とは？
【導入例文：今回おすすめするのは、弊社の「勤怠管理システム○○」です。時間やコストをかけずに簡単にできるシステムです。】
PREP法のPointと同じく、要点を短く述べます。提案するものの名前、特徴を簡単に伝えまましょう。ただ、いきなり「勤怠管理システム○○」の言葉を入れてもクライアントは分かりません。「勤怠管理システムって何？」と質問されて、それに答えるうちにあっという間に5分…。
コツとしては切り出し方を工夫します。「社員様の出勤や有給の管理や年末調整をどうされてますか」「結構ご苦労されているでしょうね」といった具合です。つまりSummary（要点）とはいえ、単に商品・サービスの名前を紹介するのではなく、相手の心に訴える言葉を使うのです。
つかみの部分と捉えましょう。クライアントが「う～ん、実は時間がかかるんだよね、年末調整なんて大変だから外部にお願いするけど、社員に説明するのに時間がかかるしね～」と返したら、あなたの投げかけが成功した証拠です。
Detail（詳細）
【提案例文：実は大企業は8割強の方がシステムを導入していますが、中小企業の方は3割程度。勤怠管理システム○○は、労務管理がシンプルで分かりやすいため、中小企業様にも好評です。その理由の一つが、利用料・データバックアップ・バージョンアップなどすべてのサポート込みで月額3万円という価格です】
提案事項を具体的に伝える箇所です。詳細に伝えるにも時間は3～4分。何をどの順番で伝えるか、しっかり準備しておきたいですね。
クライアントによっては次のような不安や疑問を持つでしょう。「大企業は人数が多いからシステムの導入が必要だろうけど、うちは小規模だから総務でまかなえる」「ITやクラウドやらよくわからないし、セキュリティも心配。それにコストだって…」などです。
その不安や疑問をあらかじめ想定しておくのは必須。なぜなら、やはり時間は3～4分だからです。質問に一回ずつ答えていたら本来の提案ができない可能性もあります。Detail（詳細）だからこそ、提案事項をしっかり整理し密度を高めるのです。
密度を高めるには資料・データが有効でしょう。一目で分かるグラフ・図などがあれば、短時間でクライアントの心を動かします（資料作成については後述）。数字や画像も説得力がありますね。相手の気持ちを考えながら「この悩みを解決できるのは…」と想定しながら話をすすめましょう。
Summary（要点）
【まとめ例文：労務管理をすべて人の手で行うのは大変です。弊社の勤怠管理システムならシンプルかつスムーズに移行できます。働き方改革の視点からもおすすめです。具体的にお見積りなどもいたしますので、ぜひご検討ください】
まとめですから、最後に伝えたい内容を繰り返します。ただ、くどくなればクライアントがイヤな気持ちになるでしょう。相手の悩みに最後まで寄り添いつつ、不安があるようなら一緒に解決方法を考えていく姿勢が大切です。
5分という短い時間ですから、クライアントに伝えられる内容は限られています。今回の提案は「勤怠管理システムで労務改善」。それは中小企業でも可能だという点がクライアントに伝わったら成功です。
ちなみに、だらだらと一文を長く伝えるのはやめましょう。切った方が相手も「呼吸」しやすいです。また年長者には、カタカナや英語を毛嫌いする方もいます。平易な言葉を使うようにしましょう。
5分でプレゼンのコツ【その2：資料作成はパワポ】
この章では、資料作成に関してお伝えします。パワーポイントを使った商談をイメージしましょう。
スライドの数は10枚以内
5分ですから、大変時間が限られています。10枚以内に収めましょう。「5分だけ話を聞いてください」とクライアントに伝えたのに、ついつい延びてしまった…というのは避けたいところ。準備するパソコンのパワーポイントのスライド数を厳選しコンパクトにしましょう。。
導入で心をつかむ
・導入（質問）：労務管理がわずらわしくありませんか？
・導入（原因）：その原因は「ペーパーレスが進まない」「IT化に懸念を示す従業員がいる」など
まず、スライドの最初は本の表紙・タイトルです。その後の導入には、画面にクライアントの「悩み」「不安」などをズバリ画面に映し出します。そこで「そうなんだよねえ」と共感を得られたら導入は成功です。
また理想像と現状のギャップに気づかせるのもいいでしょう。ギャップをリアルにつく言葉があれば、やはり画面に映します。「本当は○○したいのに」という気持ちです。そこから続くのが「ぺーバーレス化やIT化が進まない」という悩み。
悩みの解決に何が必要か？の問いを引き出し「それには勤怠管理システム○○」とつなげましょう。「解決法がある」のは、クライアントにとって大きな安心感となります。
ここまで30秒～1分以内に収めましょう。イントロですから、メインに食い込んではいけません。心をつかむには時間にも配慮。最初の勝負どころといえます。
提案でメリットを伝える
・提案：「勤怠管理システム○○の提案」
・提案：「勤怠管理システムの導入で80％以上が満足」「社員の事務管理手続きが簡素化」「ゆとりが生まれる」など【ここで図やグラフなどの資料提示】
導入で出した「勤怠管理システム○○」。このメリットを主に伝えます。例えばシステムのよさを「簡単操作」「シンプルな画面」の2点に絞ったのなら、実際にシステムを稼働してみせます。ほかにサポートシステムやセキュリティ強化の点についても解説。
テンポよく、クライアントにとっての利点を挙げていきましょう。また、導入した企業の生の声や、アンケート調査などを具体的に示すと効果的です。「なるほど、これなら問題を解決できそうだ」と思ってもらえればOK。最後に月額利用料金を伝えます。
料金説明は丁寧に解説しましょう。料金内容に何が含まれているかもれなく伝えます。隠すようなことがあってはなりません。最終的に導入を決めたとなって「実は追加料金が…」となれば信頼は一気にガタ落ち。
お金に関する話は後回しにしがちですが、やはり誠実さはここにあり！価格以上のメリットを感じられればクライアントは導入を決意しますし、メリットよりデメリット「損だ」と思えば購入しません。結局、提案時の質が価格交渉に影響するのです。
終始、相手目線でクライアントが今後、どのように明るい未来を築いていけるのか、その点を一緒に考えて商談をすすめます。資料づくりもその視点が重要です。
まとめで行動をうながす
まとめ：「勤怠管理システム○○」は社員の皆様の働き方にゆとりをもたらします。お見積り・ご相談は無料です。サポートはいつでもいたします。
中心になる提案部分が終われば最後は30秒～1分で伝え切ります。自社の思いをスライド1，2枚に込めましょう。企業理念が反映されているもの、クライアントの未来像を感じさせるもの・言葉を吟味します。
ここにきて、まったく別の話をしたりスライドを見せたりするのは大きなマイナス！理念や展望などか感じられるようバッチリ決めていきましょう。そして「勤怠管理システム○○」を導入した未来をイメージさせ、行動を促すようなエンディングにします。
ただ、決して上から目線あるいは突き放すような終わり方にしないこと。例文にあるように「お悩みには寄り添い、問題を一緒に解決します」とメンター的な視点を入れると効果的です。
「5分でプレゼン力」を磨くには？
5分でプレゼン。この力を磨くには、一人で勉強するより、色々な視点や材料を用いて磨くといいでしょう。商品やサービスのよさを伝えたのち、顧客に「これ、いいなあ」「これなら解決できる」と思ってもらえるのが理想です。
何気なく目にする広告や動画であなたが「いいなあ」と思ったなら、その媒体を参考にしましょう。学びの場所・対象は生活のいたるところにあります。通販テレビショッピング・YouTube動画などたくさんありますね。ほかに、次のような学びをご紹介します。
・自分の話を録音して癖を知って直す
・ほかの人に聞いて（見て）もらう
・視覚に訴えるデータを保存しておく（図・グラフ・画像・動画など）
・聞きやすい話し方・スピードを研究する
これらを日ごろから意識し続けるだけでも、あなたの営業やプレゼンの質が変わってきます。動画を見て「いいなあ」と思った言葉を思わずクライアントに投げかける…そうした場面が生まれるかもしれません。
心に残るプレゼンはやはり「言葉の力」
きれいにまとまっているけど、何かが足りない…そう感じる場合、言葉に着目するといいでしょう。「語彙力がないから」といわないでください。難しい言葉を使えばいいという話でもありません。
普段から読書・映画・音楽・自然など、何気ない言葉や環境の中に心に響くものがあるはずです。「いいなあ」と思ったらそれをストックしておくと何かのときに役立ちます。
またツイッターやインスタグラム、ときにTickTokなどを使ってみましょう。5分をさらに短くしたものをSNS上に公開する…勇気がいるでしょうが「ショートプレゼン力」がつきます。コピーライティングの練習になり、営業に生かせるはずです。
5分という短い時間でポイントを理解してもらうには、まずは興味をもってもらうこと。プレゼンに不慣れな間は、皆緊張します。そのときは、重要な部分・目的・キーワードのみを繰り返すだけでもいいのです。5分ですから聞き手の心に残る言葉はそれほど多くありません。
キーワードをクライアントの心と頭に一つでも残せたら「5分プレゼン」は合格です。
5分のプレゼン構成で営業力もアップ
プレゼンは何も特別なことではありません。普段の営業・会議・報連相など、ここまでの内容をちょっと意識するだけでも変わります。「5分プレゼン」を営業に活かして、契約成立・業績アップにつながれば自信もつくでしょう。
また、いざ30分以上のプレゼンを任されたとしても、5分プレゼンの要素を念頭に置いて同じ比率で拡大すれば「長時間だけどコンパクト」「聴衆を飽きさせないプレゼン」を実現できます。つまり「5分プレゼン」はプレゼンの公式なのです。
ぜひこの記事を参考に営業力もプレゼン力も向上させましょう。