何年も前からテレビ電話やスカイプなどのネット電話は世の中にありましたが、現在のように当たり前に商談などで用いられるなんて誰が想像できたでしょうか？
現在の営業活動において活用できて当然のZoomですが、「使い方がわからない」「田舎だから必要ないよ」「まだまだ苦手だ」という声を多々耳にします。
今回そのZoomを使用して失敗しない為のポイントと、アポ成功のコツをご紹介致します。
この記事でわかる事
・Zoomアポメールを断る理由
・Zoomアポメールを失敗しないポイント10選
・Zoomアポメール成功のコツ
Zoomとは？
ご存じと思いますが念のため簡単にご説明いたします。
Zoomとはパソコンやスマートフォン、タブレットなどデバイスを選ばずにオンライン会議を映像と音声を用いて行えるアプリケーションです。ネット環境で接続されますのでもちろん国境は関係ありません。
Zoomが必要な背景
コロナウイルスの終息が見えない時勢の中、過密になってはいけないので客先に訪問することも難しくなりました。電話だけでの提案は、ビジュアル等詳細まで案内が出来なく素っ気ない物です。
そんな中Zoomが暗躍したのは、動画と音声同時に通話できる事と合わせて複数人同時に会議が行える利便性でした。この機能のおかげで一気にメジャーなものになりましたね。
では主流になっている手法なのになぜZoomアポメールで失敗したりするのでしょうか？
Zoomアポメールを断る理由
断る理由その①メカに弱い
若い年代はスマートフォンやiPhone等使いこなしオンラインでのチャットや動画会話などにはさほど抵抗はありません。
年代が高くなれば高くなるほど一方的な決めつけで「行ったことがない手法は困難だから無理」と判断しがちです。敷居がどんどん上がりアプリケーションを使用するのに難色を示します。
断る理由その②フィールドセールスが支流である
セールスにはインサイドセールスとフィールドセールスがあります。
インサイドセールスは主に電話やEメールなどの非対面でのコミュニケーションで顧客に対してアプローチする手法です。
フィールドセールスは足で稼ぐ手法で、主に現地に赴き対面で商談を行いクロージングまで行います。
都心ではどちらも有効的ですが、地方になると極端にフィールドセールスが強くなる傾向があります。日本人はまだまだ「対面で会う」事への価値を重んじる傾向にあります。会って感じが良いと同じ話を聞くにしても説得力が雲泥の差になりがちです。
断る理由その③オンラインが苦手である
対人恐怖症や、程度は様々ですが人見知りな方は意外と多くいらっしゃいます。
対面の際は仕事である事なので多少諦めがつきますが、オンラインであるとその苦手意識が加速してより強く拒絶反応を示すことがあるようです。
断る理由その④専用の部屋等ないので気まずい
企業も多数の空き部屋を所持しているわけではありませんので、時には自分のデスクで対応を行う事になります。
後ろをたびたび人が通行したり、別の仕事の会話などの音声が入ったりするので気まずくなる事も多々あります。
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Zoomアポメールを失敗しないポイント10選
Zoomが必要な背景やアポを断りたくなる理由を掘り起こしてみました。
人間は心の弱い生き物です。できない理由を言う言葉は無限に出てきます。でも本記事を読まれている方は、「そんな自分を変えたい」「どうせするなら失敗したくない」などと思われているのではないでしょうか？
ではここからは実際に失敗しないためにどのような事に気を付ければよいのかポイントをまとめてみます。
失敗しないポイントその①自分を明確に紹介
仕事上関係がある人に送付する場合は必要ありませんが、初回に送付するアポメールの場合は自分がどのような人物なのかを伝えるのは必須です。
よくわからない人物から急に提案やアポイントなど来たら迷惑メールへ直行してしまいます。
少しでも内容に触れてもらう為にも、冒頭に自社の案内を行い自身の補足を行う事を忘れないようにしてください。
失敗しないポイントその②要件明確な件名
商談担当者は１日に何件ものメールを確認します。
よってわかりにくい案件の件名ではすぐに見てもらえない可能性もあります。件名の空欄はもちろん論外です。
「〇〇についてのご相談」のように、理解しやすい内容のほうが早く確認してもらえるのでお勧めです。
失敗しないポイントその③Zoomアポメールを送付した経緯を伝える
「どのような経緯でメールを送付したのか？」「なぜ貴方に送付したのか？」「なぜ今なのか？」担当者にメールを送付した経緯をお伝えしましょう。
企業情報紙を見て上から順番にメールを行ってきたような人物に時間を割いてくれるでしょうか？
例えば「HPを見て」でも構いません。御社のこういう製品に当社のコレが適応できると考えて一度提案したくてメールを行いました。
こうアプローチしたほうが考えて連絡してきていると思い、少し話してみようかなという気持ちになります。
失敗しないポイントその④アポイントの日取りはメール後3日以内がベス
Zoom商談はパソコンがあれば自宅だろうと、外出先であろうとどこでも行えます。
逆に会議室などの専用の場所も必要ないので、アポメールが来ていたことを失念してしまうことが多くあります。商談相手が訪問してくる場合は「わざわざ来るのに忘れては失礼」という感情が強く入りますので失念することはまずありません。
しかしながらZoomは手軽さゆえに油断が発生します。
安易に別の日に何度も変更されてはたまったものではありません。よって近しい日程でのアポが好ましいです。
失敗しないポイントその⑤Zoomでどのような事を提案したいか明確に記述する
現地に訪問しなくてもよいZoomですので、提案側からすると経費削減や訪問時間の大幅削減でメリットしかありません。
その機能性ゆえに「電話帳の上から順番に顧客にアプローチしてます」という件数稼ぎのような背景が見え隠れすると担当から毛嫌いされます。
直接訪問する場合はそれでもわざわざ来てくれたという感情が上回りますので嫌がられることはありません。よって顧客へのアプローチ内容は明確に提示することで失敗は激減します。
失敗しないポイントその⑥ビジネスメリットを提示する
顧客の忙しい時間を割いて時間を頂こうとしているのですから、時間を貰えるだけのメリットは提示しましょう。
自社のこの製品・サービスで御社にどれだけのメリットがあるのか。
こちらにはもちろん商品を売るメリットがあるのは当然ですが、相手にも相応の利益があれば対等に商談できる可能性が広がります。
失敗しないポイントその⑦アポメールの送信時間を確かめる
電話と違い一方的にメールが送れる機能がメールの魅力ではあります。
しかしながら休日や深夜など一般常識的に非常識な時間帯にメールを送付していませんか？
そのような内容を誰も見ていないし考えてもいないと思ったら大間違いです。意外と見ていますし気にしています。
「こんな時間まで仕事している企業は大丈夫なのか？」「休日も働かされているブラック企業なのでは？」など勘違いして失敗することもあります。些細な事ですが気を付けましょう。
失敗しないポイントその⑧送信タイミングを意識する
その⑦では時間的タイミングをご案内しましたが、こちらは時期的タイミングの事です。
自分が提案したいものがマッチするタイミングこそがチャンスです。
例えば顧客の新製品がリリースされるタイミングや、自社ブログ更新後など新しい動きがあった後にアプローチを行う事で相手も身を乗り出してくることがあります。
失敗しないポイントその⑨相手がZoomを使いこなせていると決めつけない
Zoomは営業の定番ツールです。自分以外の人もZoomで様々な機能を当たり前に使いこなしていると勘違いしがちです。
しかしながら日常使いされていない担当は何をどうしたらよいのか理解していないケースもあります。
Zoomアポを取りたいのに相手が使用できない場合や、使用する事に不安を感じている場合もあります。
その懸念事項は一番最初に相手に投げかけて丁寧にフォローしておきましょう。
失敗しないポイントその⑩本文に感謝の気持ちは忘れずに
対面であればお願いの気持ちや感謝の気持ちは表情で伝わります。しかしメールではわかりません。
言い過ぎくらい「お忙しいところ申し訳ございません～」等文面に差し込んで構いません。
不愛想なメールで読む気を失う可能性はあっても感謝の気持ちを入れ過ぎて気を悪くされることはありません。
Zoomアポメール成功のコツ
上記ではZoomアポメールを失敗しないポイントを掴むことが出来ました。
これでもうアポイント成功ですね…と思ったら大間違いです。
更に成功率を上げるコツをご紹介いたします。併せて活用してください。
成功のコツその①アポイントメール送付後に資料を送付する
アポイントメールで商談に漕ぎつけても、事前キャンセルの可能性が当日まで付きまといます。
これのリスクを回避するには事前に商談資料を送付しておくとよいです。
事前に資料まで作成し送付しておくことで商談内容により興味をもってもらう事が出来ますし、万全の準備までされると安易に断ることは困難になります。
逆の立場でもそうですよね？様々な資料を用意されていたら、安易に断れず少しでも話を聞こうかなという姿勢になりますよね。
成功のコツその②確認の電話やリマインドメールを行う
「当日の日時宜しくお願いいたします」という内容でもよいですし「送付資料見てもらえました？」などの確認でもよいので事前連絡をしましょう。
相手のZoomアポに対する忘却も防ぐ事ができます。そして顧客への商材理解度を事前により深めてもらう事へのきっかけに繋がるものです。
事前情報を理解して頂けるだけでも、当日の商談では更に深い案内を行いやすくなります。
気は心です。気遣いはしつこいくらいで丁度よいです。
成功のコツその③もしもの場合に備え連絡明記する
Zoomで商談の当日、相手方に予期せぬ機械トラブルや人的トラブルが発生するケースもあります。
トラブルが発生した際にも安心して対応できるよう連絡先などは必ず明記しておくと慌てることなく対応できます。
成功のコツその④丁寧なフォローを行う
慣れた人であればZoomに入るのは、さほど抵抗はないと思います。
しかしZoomは顧客が事前にパソコンで準備を行和なければいけません。
対面訪問のように営業が事務所に来たら内勤から担当へ業務連絡があり、担当はその連絡を受けて玄関に出ていくという安易なスタイルではないのです。
一番の魔物は「面倒くさい」。そう思う顧客も少なからずいらっしゃいますので対面訪問よりも丁寧なフォローでケアしましょう。
ZoomアポイントだけにこだわりはNG
もちろん主たる目的はZoomアポ成功で営業効率アップする事ですが、効率だけが成功ではありません。
顧客によっては完全にNGな方もいらっしゃいます。
必ず「対面でのご商談は喜んで行う」旨の案内は行いましょう。手法にこだわり過ぎては良い結果をもたらす事は出来ません。顧客との駆け引きは抜けの無いように行いましょう。
相手の気持ちの落としどころはクロージングできちんとつけておくことで、商談チャンスを逃がさないことに繋がりますからね。
まとめ
確率論になりがちなメールアポですが、送付先ごとにスクリプトをきちんと変えていますか？
どの企業や顧客に対しても同じ内容のテンプレートで送付している場合はすぐに見直しましょう。顧客によっては求める事も違えば考え方の角度も異なります。
顧客にあった内容と成功事例を盛り込んで、気を引く内容を作りこむことが出来れば食いつきは格段に変わってきますよ。
せっかく時間と労力を掛けて取り組んでいるのですから少しの手間は飲み込んで行いましょう。コミュニケーションの方法が変われば当然世界も変わります。
営業範囲も今までは訪問可能な範囲でしかありませんでした。
しかしながらZoomを使用すれば北海道から沖縄までタイムリーに繋がります。オンラインに対する向き不向きもありますが、使わない手はありません。